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Text File  |  1991-04-09  |  7KB  |  173 lines
  1.                         HOW TO CHANGE GENERAL SETTINGS
  2.  
  3.  
  4. To change system settings:
  5.  
  6. (1)  Perform an inquiry by entering 'I' in the Process Code field and pressing
  7.      Enter. When you first enter this screen from the Main Menu, the system
  8.      performs an automatic inquiry.
  9.  
  10. (2)  Enter 'U' in the Process Code field and update the fields as needed. Press
  11.      Enter.
  12.  
  13. (3)  Pick lists can be displayed for the following fields by positioning the
  14.      cursor in the field and pressing the F8 key:
  15.  
  16.      (a)  Quote/Invoice Template
  17.      (b)  Label Template
  18.      (c)  Print Control File
  19.      (d)  Print To
  20.      (e)  PO Template
  21.  
  22. (4)  Press Esc to exit this screen.
  23.  
  24.  
  25. The following is a description of the fields:
  26.  
  27. (1)  Last Quote #
  28.  
  29.      This field contains the last quote number and can be updated to your
  30.      starting quote number. The value in this field must be numeric. The system
  31.      adds one to this field to determine the next quote number. The maximum
  32.      quote number allowed is 99,999,999. If the maximum quote number is
  33.      exceeded, the system will start over at 1.
  34.  
  35. (2)  Sort On Stock #?
  36.  
  37.      The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y', the
  38.      item pick list will be sorted by the stock # and the stock # will be
  39.      displayed in the pick list. If this field contains 'N', the item pick list
  40.      will be sorted by the item description.
  41.  
  42. (3)  Last Invoice #
  43.  
  44.      This field contains the last invoice number and can be updated to your
  45.      starting invoice number. The value in this field must be numeric. The
  46.      system adds one to this field to determine the next invoice number. The
  47.      maximum invoice number allowed is 99,999,999. If the maximum invoice number
  48.      is exceeded, the system will start over at 1.
  49.  
  50. (4)  Bill Back Orders
  51.  
  52.      The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y', back
  53.      order quantities are priced on invoices. If this fields contains 'N', back
  54.      order quantities are not priced on invoices.
  55.  
  56. (5)  Quote/Invoice Template
  57.  
  58.      This field contains the name of the quote/invoice template that is used on
  59.      the Produce Quote/Invoice screen. If the current template is changed on the
  60.      Produce Quote/Invoice screen, this field is automatically updated.
  61.  
  62. (6)  Sort On Cust Id?
  63.  
  64.      The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y', the
  65.      customer pick list will be sorted by the customer id and the customer id
  66.      will be displayed in the pick list. If this field contains 'N', the
  67.      customer pick list will be sorted by the customer name.
  68.  
  69. (7)  Label Template
  70.  
  71.      This field contains the name of the template that is used when printing
  72.      labels.
  73.  
  74. (8)  Cursor Speed
  75.  
  76.      This field defines the cursor speed. It defines the speed at which the
  77.      cursor moves when a key is held down. It contains a value between 0 and 7.
  78.      0 is the slowest cursor speed and 7 is the fastest. The default cursor
  79.      speed is too slow for most typists. This becomes apparent when trying to
  80.      move the cursor across the screen in the System Editor. You can use this
  81.      field to speed up the cursor. This feature is supported only on 286, 386,
  82.      486 and PS/2 computers. It is ignored on 8086 and 8088 based computers.
  83.  
  84. (9)  Customer Type 1 Thru 3
  85.  
  86.      These fields allow you to specify titles for the 3 customer types. These
  87.      titles are printed on the Price List reports.
  88.  
  89. (10) Pause Between Pages?
  90.  
  91.      The values for this field are 'Y' and 'N'. If you are using single sheet
  92.      paper instead of continuous paper, enter 'Y' in this field. If this field
  93.      contains 'Y', the system will pause after printing a page.
  94.  
  95. (11) Auto Save Quotes/Invoices?
  96.  
  97.      The values for this field are 'Y' and 'N'. If this field contains 'Y',
  98.      quotes/invoices on the Produce Quote/Invoice screen are automatically
  99.      saved.
  100.  
  101. (12) Database Backup Drive
  102.  
  103.      This field contains the letter of the disk drive that the system uses when
  104.      backing up the Power Quote Database.
  105.  
  106. (13) Bank Acct
  107.  
  108.      This field contains the name of the Quicken bank account under which to
  109.      record payments on invoices. If you are not using the Quicken link, this
  110.      field should be left blank.
  111.  
  112. (14) Include Cust Id?
  113.  
  114.      The values for this field are 'Y' and 'N'. If this field contains 'Y', the
  115.      customer names written to the Quicken interface file will contain the
  116.      customer id. Use this option if you know that there are duplicate names in
  117.      your customer database. Quicken can't tell the difference between two names
  118.      that are spelled exactly the same. If you are not using the Quicken link,
  119.      this field should be left blank.
  120.  
  121. (15) Company Name
  122.  
  123.      This field contains the name of your company. This field in printed in
  124.      report titles.
  125.  
  126. (16) Print Control File
  127.  
  128.      This field contains the name of the current print control file. Print
  129.      control files define the various print fonts used in templates. There are
  130.      4 default printer control files:
  131.  
  132.         EPSON:  Epson compatible printers
  133.           IBM:  IBM compatible printers
  134.      LASERJET:  Laserjet, Laserjet II and Laserjet IIP compatible printers
  135.      LASERIII:  Laserjet III compatible printers
  136.  
  137.      You can also create your own print control files. See How To Use Different
  138.      Print Fonts.
  139.  
  140. (17) Print To
  141.  
  142.      This field contains the name of the printer to write output to. Valid
  143.      values are:
  144.  
  145.          PRN:       parallel printer 1
  146.          LPT1:      parallel printer 1
  147.          LPT2:      parallel printer 2
  148.          LPT3:      parallel printer 3
  149.          AUX:       serial printer 1
  150.          COM1:      serial printer 1
  151.          COM2:      serial printer 2
  152.  
  153. (18) Update And Inquiry Passwords
  154.  
  155.      If these fields are filled in, the user will be prompted for a password.
  156.      Either password must be entered before any access to the system is allowed.
  157.      A user entering the inquiry password can't perform any updates to the data
  158.      but can do inquiries, run reports and produce quotes, invoices, letters and
  159.      POs.
  160.  
  161. (19) PO Template
  162.  
  163.      This field contains the name of the PO template that is used on the Produce PO screen. If the current template is changed on the Produce
  164.      PO screen, this field is automatically updated.
  165.  
  166. (20) Last PO #
  167.  
  168.      This field contains the last PO number and can be updated to your starting
  169.      PO number. The value in this field must be numeric. The system adds one to
  170.      this field to determine the next PO number. The maximum PO number allowed
  171.      is 99,999,999. If the maximum PO number is exceeded, the system will start
  172.      over at 1.
  173.